初期需求訪談、實務場景與雙向共識討論書
為了讓這套系統能真正貼合新竹分公司前線業務的作戰需求，同時解決管理上的實際需求，我作為系統開發與設計者，初步梳理了系統的五大核心模塊，包含：
1. 系統帳戶與權限管理
2. 業務行為與日常會議
3. CRM 與訂單進度勾稽
4. 設備生命週期與二次經營
5. 系統基礎主資料維護
導入系統最怕「為了用而用」。本系統的運作核心完全聚焦於「分公司硬體業務部」。設備從報價、簽約到交貨收款的週期非常長，且交貨後的保固維修由德國原廠直接負責，因此機台販賣完就算結案。這套系統將以「CRM + 訂單管理」雙核心來建構，並涵蓋台灣與內地兩大市場的企業與科研客戶群。
系統的主要受眾是分公司的主管與業務。主管需要能隨時掌握全盤狀況，未來若發生人員調職或離職，透過系統就能無痛銜接；而業務則需要一套能完全掌握客戶與設備動態的工具（包含客戶的購買紀錄與拜訪歷程），把寶貴的時間全數投入在開發與銷售上。至於台北總公司已經有 ERP 系統在運作，我們初期會以產出標準 Excel 格式供台北端使用。
請大家一起來檢視以下的功能輪廓，把需要微調或我還沒想到的細節提出來。我們前期討論得越透徹、大家參與度越高，開發出來的系統就會越順手。
一 系統帳戶與權限管理模組
1. 實務場景與功能邊界
- 一般業務： 登入後畫面單純，僅能操作與檢視自己名下的客戶、拜訪日誌、負責的訂單與設備進度。
- 分公司主管（硬體業務部）： 擁有「全域視野」，可透視所有業務的客戶資產、跟催進度、會議紀錄與營運數據。主管還需負責控管業務帳號的建立與權限狀態，例如遇有人員調職或離職時，可將帳號「停權」；只要該業務帳號曾經新增過客戶或設備資料，基於資料庫完整性，系統將禁止進行真實刪除。當業務異動時，主管可透過後台一鍵將資料完整轉移給接手的業務。
- 台北總公司行政人員： 權限僅限於看到「已進入訂單階段」的客戶最基礎聯絡資料（無法看見與訂單無關的潛在客戶或未成單資料），主要用於開立 PI、追蹤 BAFA 及對接德國原廠發貨等行政作業。
系統使用者角色與權限關聯圖
全域視野、帳號與權限控管
名下客戶、拜訪日誌、負責訂單
訂單聯絡資料、發貨對接
全域視野 or 僅看銷售數據？
互動提問與共識確認
📝 提問 1.1（台北主管視野）： 台北總公司除了行政人員需要登入外，台北的主管需要登入嗎？如果需要，他們登入時需要與「新竹分公司業務主管」看到完全一樣的客戶明細與拜訪細節嗎？還是只需要提供他們高階的「銷售數據報表與業績統計」即可？（考量到業務資源是由硬體業務部獨立開發與維繫，我們需要先把資料保護與權限界線確立清楚）。
📝 提問 1.2（行政作業資料輸入）： 台北行政人員在處理相關作業流程時，是需要親自在系統中輸入與更新資料？還是僅會透過電話或 Email 通知負責業務，交由業務將進度回填至系統中處理即可？
二 業務行為與日常會議管理模組
1. 實務場景與功能邊界
- 行動化外訪打卡： 業務至客戶現場（如竹科研發中心或內地科研單位），可使用手機點擊 GPS 定位打卡。此設計並非為了追蹤業務行蹤，而是透過定位幫助業務快速找到並點選附近的客戶公司，自動建立時間節點，大幅減少業務回到公司後還需回憶與繁複填寫紀錄的工作量。需特別說明的是，外部客戶的事務與拜訪細節，都會統一歸檔於此處的「打卡與客戶訪問紀錄」中。
- 後台會議格式模組化： 此模組專門用於記錄「公司內部」的會議與事項。考量到目前職場對於外部對話錄音較為敏感，初期基本架構暫不導入 AI，系統會先提供後台讓主管自訂不同的會議紀錄模板。業務與主管只需依格式選擇與填寫，即可自動生成會議檔案。未來若有實際需求，可再擴充新增 AI 語音辨識與會議重點自動整理的功能。
- 每日晨報： 簡要說明「今天預計執行的客戶拜訪與關鍵事項」。
- 週會 / 月會紀錄： 彙總當月重點客戶推進進度與預估成單金額。
- 季會 / 年會紀錄： 檢討長期指標與大案子（幾千萬機台）的階段戰略。
- 臨時會議紀錄： 針對單一突發案件或客戶技術爭議點進行跨角色討論。
- 通用欄位包含： 會議類型、主持人、參與人員、討論議題、決議事項 (Action Items) 與預計完成日。
互動提問與共識確認
📝 提問 2.1（會議紀錄開放權限）： 業務填寫完的會議紀錄，預設是「僅該業務與主管看得見」？還是允許「全公司業務公開閱讀」，作為經驗傳承的依據？又或者，是否需要提供「權限勾選」的機制，讓發布者可以自訂這份紀錄是「全體可見」，或是「僅限勾選的特定業務可見」？
三 客戶關係管理 (CRM) 與訂單進度勾稽模組
1. 實務場景與功能邊界
客戶管理必須與長達數月至一兩年的「訂單流程」深度勾稽。當階段任務與里程碑產生變化時，系統會自動觸發客戶跟催任務。
- 專屬戰情首頁： 主管與業務登入後的首頁視野將有所區隔。主管的首頁會宏觀顯示「每位業務目前各自有多少項待辦事項」，點擊數字後才展開詳細內容；而業務登入則僅會看見自己專屬的待辦任務清單，以及過期未聯繫客戶提醒、當前管理的客戶總數，與進行中的案件總金額。
- 全域追蹤頻率控制： 每個待辦事項的天數與追蹤頻率（例如「初訪客戶 7 天內需複訪」、「報價後 14 天內需追蹤意願」），全部皆由主管在後台統一設定與變更。若超過時間未填寫紀錄，系統會在戰情首頁以紅字警示。
- 自動化時間節點勾稽（以現有作業流程為例）：
情境 A：當業務將「填寫 10 項報備 & 簡易 EUC 文件」狀態勾選為完成出爐時 ➔ 系統會自動觸發一個 3 天內 的待辦任務 ➔ 提醒業務：「需於 3 日內主動聯繫客戶，確認原廠 Proposal / Quotation No. 配置需求」。
互動提問與共識確認
📝 提問 3.1（公海名單與指派）： 針對電話詢問或展會收集到的全新客戶，一開始只要有簡易的名稱、住址（區分台灣或內地）、聯絡人與電話就能建檔。這部分目前公司裡是由行政還是主管統一建檔？建檔後，主管是否需要一個「一鍵指派負責業務」的介面來分派初訪任務？
📝 提問 3.2（歷史負責人足跡與批次移交）： 當客戶因為業務離職或區域調整，從 A 業務移交給 B 業務時，系統是否需要永久留存「此客戶歷任負責業務與接觸時間段」的完整歷程？另外舉例來說，一位業務離職後，他名下的所有客戶不一定全由同一位同仁承接；實務上可能需要主管逐一釐清客戶狀況，並在系統中進行「批次勾選」來分別變更指派給不同接手的業務，這個情境是否需要納入考量？
四 設備生命週期與客戶二次經營模組
1. 實務場景與功能邊界
從合約簽訂後，設備的生命週期就正式展開。這段追蹤德國原廠進度的過程，是業務保持與客戶熱絡聯繫的最佳籌碼，進而取得更高階的信任感。未來的回購或同行介紹，往往建立在這種無微不至的進度回報上。
設備 13 大生命週期節點追蹤：
- 業務主動聯繫機制： 當系統內的設備狀態更新（例如：產品包裝出貨中），系統即提醒業務主動發信或致電告知客戶預估進度，將冷冰冰的等待期轉化為高信任度的互動。
互動提問與共識確認
📝 提問 4.1（檔案儲存策略）： 設備從下單到驗收會產生文件（如 EUC、BAFA 文件、SAT 簽名頁等）。這部分目前公司裡是希望系統提供「貼上既有網路硬碟 / 安全連結」的欄位即可？還是希望由本系統內建專屬的加密檔案上傳空間，並直接與客戶及負責業務關聯？（溫馨提醒：若選擇由我為系統建置內建的專屬儲存空間，未來將會產生相對應的雲端儲存空間租賃費用）。
五 系統基礎主資料維護（設備機型與配置）
1. 實務場景與功能邊界
- 原廠機型與規格後台管理： 包含海德堡各種型號與原廠 Proposal 規格配置。
- 零程式碼擴充： 這些主資料全部開放在「後台管理介面」。未來原廠若推出新機型，直接在後台新增一筆機型資料即可，完全不需要修改任何系統程式碼，馬上就能套用到前端業務的報價選項中。
- 操作軌跡 (Audit Log)： 任何人員變更客戶資料或訂單狀態，系統背景會自動留下詳細的變更紀錄足跡（時間、操作者、修改內容），確保資料安全與責任釐清。
互動提問與共識確認
📝 提問 5.1（機型設定權限）： 為了資料安全與統一性，後台「設備機型與原廠配置」的新增與修改權限，是否限定為「分公司主管」專屬？一般業務僅能於前端進行選擇，不得任意自行創建新機型名稱？
六 資料連動總覽與跨部門整合
這套系統將四大核心資料徹底貫通，所有的變更都會留有歷史紀錄，達成全自動化且無斷點的數據閉環。
或 陌生開發
互動提問與共識確認
📝 提問 6.1（總公司拋轉資料）： 關於「台北總公司拋轉資料」的部分，目前規劃由系統直接產出標準 Excel 格式供台北 ERP 匯入。在第一階段的商業流程中，是否還有其他非業務部、但必須跨部門參與的特定表格或資料格式需要一併納入考量？